Ti skriveråd for gode tekstar

Kven skriv du til?
Tenk gjennom kven du skriv til. Er det ein fagperson, ein politikar eller den eldre dama som skal få heimetenester for første gong? Ulike målgrupper krev ulike måtar å kommunisere på. Folk er ulike. Det må òg tekstane våre spegle.

Kva vil du at lesaren skal gjere?
Kva vil du at lesaren skal vite eller gjere etter å ha lese teksten? Dersom bodskapen kjem tydeleg fram, er det større sjanse for at lesaren gjer det du forventar og ønskjer. Då slepp du å forklare i etterkant. Tenk på kva lesaren har av kunnskap om saka frå før. Hugs at ikkje alle kjenner til regelverk og fagomgrep. I mange tilfelle må du forklare både saka, regelverket og fagorda.

Spør deg sjølv:

• Kven skriv du for?
• Kvifor skal mottakaren få denne teksten?
• Kva skal mottakaren gjere? Sørg for at det kjem tydeleg fram om han/ho skal sende inn noko innan ein frist eller møte opp til eit visst klokkeslett
• Kva føresetnader har lesaren for å forstå teksten?

Start alltid med det som er viktigast for lesaren, helst allereie i overskrifta. Skriv du svar på ein søknad, vil lesaren vere mest interessert i om søknaden er innvilga. Få det fram i overskrifta. Døme på klare og informative titlar:

• Du får sjukeheimsplass ved.....
• Avslag på søknad om...

Bruk prinsippet om fallande viktigheit (omvendt pyramide). Det betyr at du startar med det som er viktigast for lesaren. Deretter følgjer gjerne faktagrunnlaget, vurderinga og informasjon om klagerett. Aktuelle lovverk kan kome lenger ned i teksten. Ikkje skriv lenger enn nødvendig, og vurder om illustrasjonar kan gjere teksten kortare og klarare.

Skriv hovudbodskapen i tittelen
Tekstane vi skriv, blir lettare å finne fram i om vi brukar informative mellomtitlar. Ofte bør teksten sin hovudbodskap komme tydeleg fram i tittelen. Stikkord i overskrifter gir lite informasjon. Bruk gjerne ei heil setning.

Unngå tomme fraser
Sørg for at overskrifta faktisk gir lesaren informasjon om kva saka gjeld, og unngå tomme fraser som «vedrørande» «angåande» og «i høve til».

Ver personleg
I brev kan vi gjerne bruke direkte tiltale. Overskrifter som inneheld pronomen som «du» eller «de», vert opplevd som meir konkrete og relevante for lesaren, og vil lettare utløyse handlinga vi ønskjer.

Bruk gode søkeord
Hugs at overskriftene skal vere søkbare og lette å finne igjen i sakssystemet. Følg retningslinene for arkivering.

• Pass på at overskrifta ikkje blir for generell, og at ho gir lesaren nok informasjon
• Bruk gjerne heile setningar
• Pass på at overskrifta ikkje blir for omfattande og teknisk
• Hugs rettskriving; ikkje set punktum til slutt, og ikkje bruk STORE bokstavar i overskrifta

God lesehjelp med mellomtitlar
Mellomtitlar gir god lesehjelp til mottakaren. Dei kan framheve viktig informasjon og hjelpe lesaren å navigere i teksten. Ein god mellomtittel peikar på hovudpoenget i avsnittet. Råda for korleis du lagar ein god tittel gjeld òg for mellomtitlar. Bruk gjerne ein fullstendig setning.

Punktlister gir god oversikt
Bruk gjerne punktlister. Dei gir lesaren god oversikt når du må ramse opp mange eller lange ledd. Du finn reglar for punktlister i rettskrivingsdelen av språkprofilen.

Avsnitt og luft gjer teksten lettlest
Avsnitt og luft gjer ikkje teksten kortare, men teksten kan bli lettare å lese. I dei fleste tekstar, som brev og saksdokument, er det best å markere avsnittet ved å sette inn ei blank linje før neste avsnitt.

• Bruk mellomtitlar på tekstar som er over ei halv side
• Bruk mellomtitlar eller kulepunkt til å framheve det du ikkje vil at lesaren din skal gå glipp av, til dømes viktige fristar eller krav
• Bruk gjerne fleire mellomtitlar enn det du er vant til, og skriv dei gjerne i heile setningar

Bruk ein hyggeleg tone
Kommunen er til for innbyggarane. Om dei skal oppleve at vi er til stades for dei, må vi vende oss direkte til dei når vi skriv. Bruk ein hyggeleg tone når du skriv brev og e-postar.

Skriv du og de
Det er ikkje lenger vanleg å bruke dei høflege formene «De» og «Dykk». Det vert opplevd som stivt og bidrar til å skape avstand til lesaren. Bruk du og de som tiltaleform. Bruk elles både for- og etternamn når formelle tekstar krev det. Likevel er det ingen regel utan unntak. Ein skuleelev vil nok helst bli omtalt med fornamn.

Unngå tredje person om mogleg
Unngå tredje person (søkar, mottakar, pasient, brukar, tiltakshavar, elev) eller ubestemt pronomen ein.

Gjer det lett å sjå at kommunen er avsendar
Introduser kommunen tidleg i teksten, og bruk namnet når du seier noko om kommunen si rolle og oppgåver. For å få god flyt i teksten, bør du variere med å bruke «vi».

Unngå stammespråk
Tenk på kven lesaren er. Vel enkle og korte ord der det er mogleg. Bruk konkrete, presise og kjende ord der du kan. I kommunen brukar vi mykje stammespråk og fagord, ofte utan å vere klar over det.

Forklar fagomgrep
Hugs at ikkje alle kjenner ord du som fagperson brukar i kvardagen. Forklar fagomgrep og interne formuleringar i tekstar som vender seg til folk flest.

• Skil mellom fagomgrep og tunge, vanskelege ord
• Vanskelege ord kan ofte erstattast med synonym og fagomgrep må forklarast. Til dømes "Matrikkel": Matrikkel er Noregs  offisielle register over fast eigedom, inkludert bygningar, bustader og adresser
• Forklar forkortingar. Skriv ordet heilt ut første gong du brukar det i teksten, med forkorting i parentes. Til dømes "Brukarstyrt personleg assistanse" (BPA)

Tenk på teksten din som ein samtale med lesaren. Offentlege tekstar har ofte mange setningsformuleringar som du truleg ikkje ville ha brukt i ein telefonsamtale.

Her er to råd for å gjere det skriftlege språket mindre tungt:

1. Erstatt substantiv med verb
Mange tekstar frå det offentlege er prega av såkalla substantivsjuke, altså at vi gjer om enkle verb til tunge substantiv. Dette er med på å gjere språket tungt og abstrakt. «Vi kan føreta ei vurdering» eller «vi kan vurdere». Ein effektiv måte å unngå dette på er å gjere teksten meir konkret ved å bruke verb i staden for substantiv når vi uttrykker handling.

2.  Skriv aktivt - unngå passivsetningar

Passive formuleringar finn vi ofte i offentlege tekstar. Språket kan difor bli upresist, lite imøtekomande og ligg fjernt frå det levande talespråket. Som regel kan du skrive ein aktiv setning i staden for ein passiv – med same meining.

Verbendinga –ast er ofte eit kjenneteikn på eit passivt språk, til dømes «skal betalast», «skal sendast», «må leverast», «bør setjast i verk». Ved å unngå for mange ast-endingar går du frå eit passivt til eit meir aktivt språk.

• Sjå etter substantiv som sluttar på – ing og - ast, og skriv om til verb.
• Ver spesielt på vakt mot desse verba som ofte er sterkt smitta av substantivsjuke: gjennomgå, oppvise, påføre, skje, føregå, finne stad, gjennomføre.
• På nynorsk er det ikkje lov å lage passiv med endinga –ast utan hjelpeverb (bli/skal). Då må vi skrive om.

Bruk eit moderne språk

I offentleg språk har det vore vanleg å bruke ord og formuleringar som gir teksten eit høgtideleg preg. Skal vi skrive godt offentleg språk i dag, må vi skrive klart og følgje språkutviklinga. Unngå difor ord og uttrykk som verkar framande eller forelda. Ein såkalla «kansellistil» eller umoderne byråkratspråk skapar unødvendig avstand til lesaren. Døme på slike ord er vedrørande, påsjå , ….

Ver obs på moteuttrykk

Moteord dukkar opp i språket vårt med jamne mellomrom. Dei siste åra har du kanskje sett orda «i forhold til», «fokus», «proaktiv» og «framoverlent» bli mykje brukt. Ofte vert desse orda brukt feil. Ver difor varsam med moteorda og bruk dei rett om du skal bruke dei.

Ord vi ofte brukar feil

Bruk korte setningar

Gi lesaren tid til å trekke pusten. Bruk korte setningar der det er mogleg. Lange setningar er lite lesarvenlege og gjer det vanskeleg for lesaren å få tak i innhaldet. Sei ein ting om gongen. Det gjer teksten din meir lesarvenleg og forståeleg. Her får du nokre tips til å skrive kort. Å skrive kort er ein kunst, men øving gjer meister.

Slik kan du skrive kort

• Slett gjentakingar
  Kvar setning skal drive teksten framover.
• Slett unødvendige og forvirrande detaljar
  Skil mellom det lesaren må vite, og det som det berre er greitt å vite.
• Slett eller skriv om dei første avsnitta 
  Gå tilbake til dei første avsnitta etter at du er ferdig med resten av teksten. Brukar du litt tid på å skrive om desse linjene, blir teksten ofte mykje betre.
• Set punktum ofte
  Som regel er setningar med meir enn 30 ord for lange.
• Ta berre med det som er relevant for mottakaren
  Alt overflødig tar du vekk. Har lesaren nytte av at du gjer greie for heile prosessen fram til konklusjonen? Eller treng lesaren først og fremst konklusjonen og dei mest sentrale grunnane for konklusjonen?

Det er lett å sjå seg blind på eigen tekst. Vi har tradisjon for å gi kvarandre fagleg tilbakemelding på det vi skriv, men når det gjeld språk og kommunikasjon, er vi ikkje alltid like flinke. Ikkje ver redd for å spørje kollegaer om dei kan lese teksten din, og ikkje ver redd for å få og gi tilbakemeldingar på korleis vi skriv. Klarspråk er eit handverk som du kan lære.

Bruk også nettsider og oppslagsverk

• Nynorsk ordliste: https://ordbok.uib.no/
• Språkrådet: http://www.sprakradet.no/
• Korrekturavdelingen: http://www.korrekturavdelingen.no/
• Klart språk i kommunesektoren: http://www.sprakradet.no/Klarsprak/kommunesektoren/
• E-læringskurs "Den gylne pennen": https://laeringsplattformen.difi.no/kurs/991825827/den-gylne-pennen-et-e-laeringskurs-i-klarsprak
• Lesbarhetsindeks: https://www.skriftlig.no/liks-kalkulator/

Døme frå e-læringskurset "Den gylne pennen" 

Opprinneleg tekst

Omarbeidd tekst

Sjekkliste for klare tekstar

• Har du plassert hovudbodskapen tidleg i teksten?
• Har du laga ei overskrift som fortel kva teksten handlar om?
• Har du brukt mellomtitlar og punktliste?
• Har du brukt «du» og «dykk» der det passar?
• Har du formulert deg klart og tilpassa teksten til han/ho som skal lese han?
• Har du forklart vanskelege faguttrykk?
• Har du brukt eit oppdatert språk?
• Har du lest gjennom teksten og retta feil?
• Har du fått ein kollega til å lese gjennom og bedt om tilbakemeldingar?